Die gleichzeitige Bearbeitung und Dokumentation verschiedener Projekte führt zur Verminderung des Wirkungsgrades von Mitarbeitern und zur Reduzierung der Qualität bei der Projektbearbeitung. Hierbei leidet die Qualität bspw. durch unzureichende Kommunikation und Kooperation sowie halbdurchdachte Projektergebnisse aufgrund von Zeitmangel.
Der beschriebene erhöhte Arbeitsaufwand und der daraus resultierende Zeitaufwand für das zu dokumentierende (aktuelle) Projekt kann außerdem zur Verlängerung von Projektlaufzeiten von anderen Projekten führen. Dementsprechend kann es in Folgeprojekten zu Verzögerungen des Projektstartes oder in parallel laufenden Projekten zu Projektunterbrechungen kommen. Aus diesen Verzögerungen kann im schlimmsten Fall der Abbruch von Projekten resultieren, was wiederum mit ungeplanten Kosten verbunden ist. In der nachfolgenden Abbildungen werden diese Zusammenhänge kurz dargestellt.
Der beschriebene erhöhte Arbeitsaufwand und der daraus resultierende Zeitaufwand für das zu dokumentierende (aktuelle) Projekt kann außerdem zur Verlängerung von Projektlaufzeiten von anderen Projekten führen. Dementsprechend kann es in Folgeprojekten zu Verzögerungen des Projektstartes oder in parallel laufenden Projekten zu Projektunterbrechungen kommen. Aus diesen Verzögerungen kann im schlimmsten Fall der Abbruch von Projekten resultieren, was wiederum mit ungeplanten Kosten verbunden ist. In der nachfolgenden Abbildungen werden diese Zusammenhänge kurz dargestellt.
Kapazitätsprobleme bei Projektbearbeitung und -dokumentation
Wie aus der Abbildung ersichtlich wird, bearbeitet Projektingenieur 1 zunächst das Projekt A. Durch Verzögerungen bzw. zu wenig eingeplanter Zeit für die Projektdokumentation in Projekt A schließt sich an die Projektbearbeitung die Projektdokumentation an.
Die für die Dokumentation notwendige Zeitspanne ∆t1 führt zur Verzögerung des Projektstartes von Projekt B. Während des Projekts B muss Projektingenieur 1 außerdem bei der Dokumentation für Projekt E aushelfen, sodass Projekt B um ∆t2 unterbrochen wird. Zudem schließt sich an die Projektbearbeitung des Projektes B die Zeitspanne ∆t3 für dessen Dokumentation an.
Die Summe aus ∆t1, ∆t2 und ∆t3 führt zur Verzögerung des Projektstarts von Projekt C. Um diese Verzögerung auszugleichen und aufgrund der vom Management höher eingestuften Priorität dieses Projektes, muss Projektingenieur 1 von Projektingenieur 2 bei der Projektbearbeitung und von Projektingenieur 3 bei der Dokumentation unterstützt werden, sodass Projekt C termingerecht abgeschlossen werden kann.
Die Dauer ∆t4 für die Projektbearbeitung und -dokumentation von Projekt C führt allerdings zur enormen Verzögerung von Projekt D, das eigentlich von Projektingenieur 2 realisiert werden sollte. Projekt D wird vom Kunden abgebrochen und die Zahlungen für dieses Projekt bleiben aus.
Außerdem führt die Unterstützung von Projektingenieur 3 bei der Dokumentation von Projekt C zu einer Projektverzögerung von Projekt F um ∆t5.
Dieses Beispiel macht deutlich, dass die aktuellen Probleme, die durch ungeeignete Vorgehensweisen bei der Projektdokumentation verursacht werden, für Ingenieurbüros erhebliche negative Auswirkungen haben.
Die für die Dokumentation notwendige Zeitspanne ∆t1 führt zur Verzögerung des Projektstartes von Projekt B. Während des Projekts B muss Projektingenieur 1 außerdem bei der Dokumentation für Projekt E aushelfen, sodass Projekt B um ∆t2 unterbrochen wird. Zudem schließt sich an die Projektbearbeitung des Projektes B die Zeitspanne ∆t3 für dessen Dokumentation an.
Die Summe aus ∆t1, ∆t2 und ∆t3 führt zur Verzögerung des Projektstarts von Projekt C. Um diese Verzögerung auszugleichen und aufgrund der vom Management höher eingestuften Priorität dieses Projektes, muss Projektingenieur 1 von Projektingenieur 2 bei der Projektbearbeitung und von Projektingenieur 3 bei der Dokumentation unterstützt werden, sodass Projekt C termingerecht abgeschlossen werden kann.
Die Dauer ∆t4 für die Projektbearbeitung und -dokumentation von Projekt C führt allerdings zur enormen Verzögerung von Projekt D, das eigentlich von Projektingenieur 2 realisiert werden sollte. Projekt D wird vom Kunden abgebrochen und die Zahlungen für dieses Projekt bleiben aus.
Außerdem führt die Unterstützung von Projektingenieur 3 bei der Dokumentation von Projekt C zu einer Projektverzögerung von Projekt F um ∆t5.
Dieses Beispiel macht deutlich, dass die aktuellen Probleme, die durch ungeeignete Vorgehensweisen bei der Projektdokumentation verursacht werden, für Ingenieurbüros erhebliche negative Auswirkungen haben.